in Englishin Englishpå svenskapå svenska

Tietosuojaseloste

  1. Rekisterinpitäjä
    Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
    Peltolantie 2 D
    01300 Vantaa
    Puh. tiia.tuovinen2@vantaa.fi
    Sähköposti: +358 40 183 9590

    Tietosuojavastaava
    Tiia Tuovinen
    tiia.tuovinen2@vantaa.fi
    +358 40 183 9590

  2. Kuvaus henkilötietojen käsittelystä

  3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
    Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten tietojasi käsitellään, kun haet työtehtävään tai virkaan Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle.
    Tässä hakemuksessa kerättyjä tietoja käytetään työnantajan lukuun tapahtuvaan työnhakijoiden rekrytointiin. Rekisterin teknisenä alustana toimii LAURA™-palvelu, jonka toimittaja LAURA Rekrytointi Oy vastaa rekisterin teknisestä toteutuksesta ja toimii täten henkilötietojen käsittelijänä. LAURA Rekrytointi Oy on suomalainen yritys ja tietojen käsittelypaikka on Suomi. Palvelun avulla Vantaan ja Keravan hyvinvointialue mm. ilmoittaa työnhakijoille avoinna olevista työpaikoista, asioi työnhakijoiden kanssa, kokoaa työnhakijan ilmoittamista tiedoista yhteenvetoja päätöksentekoa varten, valitsee uuden työntekijän ja informoi valinnasta muita hakijoita.
  4. Hakijoilta kerättävät tiedot
    Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Henkilöstö- ja rekrytointipalvelut kerää rekrytoinnin yhteydessä hakijan yksilöinti-, koulutus-, kielitaito- ja työkokemustiedot, eri alojen osaamisen sekä henkilön oman esittelyn, sekä kaikkia muita tietoja, jotka henkilö itse antaa itsestään. Omassa esittelyssä kehotetaan ilmaisemaan vain työnhaun kannalta tarpeellisia tietoja eikä hakemuksessa tule ilmaista arkaluonteisia henkilötietoja (kuten terveydentilaa koskevia tietoja).
    Tiedot kerätään pääsääntöisesti hakijalta sähköisesti suoraan rekrytointipalveluun. Tietoja voidaan kerätä myös muilta osapuolilta, kuten työnhakijan ilmoittamilta suosittelijoilta. Hakijalla on oikeus antaa rekrytointiprosessissa tarvittavat tiedot myös kirjallisesti. Joissakin rekrytoinneissa saatetaan käyttää myös videohaastattelua. Videohaastattelujen toteuttamiseen käytetään RecRight-palvelua, jonka toimittaa Mobile CV Oy. Palvelujen välinen tiedonsiirto tapahtuu suojattuja yhteyksiä käyttäen.
    Palvelussa käytettäviä analytiikkatyökaluja (Google Analytics) käytetään palvelun käyttöä koskevien tilastojen ja analytiikan laatimiseksi ja palvelun kehittämiseksi.
    Palvelun ja sen analytiikan toteuttamisessa käytetään evästeitä. Evästeiden käytön voi estää muuttamalla selaimen asetuksia. Evästeiden estäminen voi kuitenkin johtaa palvelun toimimattomuuteen.
  5. Kerättyjen henkilötietojen käyttö ja käsittely
    Henkilötietojasi käsittelevät rekrytointipalvelujen henkilöstö, rekrytoivat esihenkilöt ja viranhaltijat sekä heitä avustavat asiantuntijat. Hakijoilta kerättyihin tietoihin lisätään tietoja muun muassa kelpoisuudesta haettavana olevaan tehtävään, rekrytointiprosessin vaiheista sekä valituksi tulleesta henkilöstä ja valintapäätöksestä.
    Henkilötietojasi voidaan luovuttaa rajatusti muille tahoille. Tällainen tilanne voi olla kyseessä esimerkiksi luovutettaessa tietoja muille kyseiseen rekrytointiin liittyville asianosaisille. Työpaikkahakemukset ovat lähtökohtaisesti julkisia viranomaisen asiakirjoja ja tietoja voidaan joutua luovuttamaan myös viranomaistoiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella.
    Erillisellä suostumuksellasi Vantaan ja Keravan hyvinvointialue voi käyttää tietojasi markkinointitarkoituksiin, kuten avoinna olevista työpaikoista ilmoittamiseen.
  6. Henkilötietojen suojaaminen
    Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu teknisesti. Hakemustietojen käsittelystä jää merkintä järjestelmään, jotta mahdollisiin väärinkäytöstilanteisiin voidaan puuttua jälkikäteen. Hakijana pääset muokkaamaan oman hakemuksesi tietoja sähköisessä rekrytointijärjestelmässä. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen käyttäjät pääsevät sähköiseen palveluun roolinsa mukaisilla oikeuksilla ainoastaan hyvinvointialueen käyttämästä sisäisestä verkosta, jonne käyttäjätunnukset saa ainoastaan allekirjoittamalla tietosuojasitoumuksen. Muilta osin tietojasi säilytetään lukituissa tiloissa.
  7. Oikeus saada omat tiedot sekä oikaista tai poistaa virheelliset tai tarpeettomat tiedot
    Voit tarkistaa omat tietosi ja saada niistä kopiot maksuttomasti. Jos havaitset virheitä tai puutteita tiedoissasi, sinulla on oikeus saada virheelliset tiedot oikaistuiksi. Jos havaitset, että sinusta on tallennettu virheellistä tai tarpeetonta tietoa, sinulla on oikeus saada tällaiset tiedot poistetuksi. Tietojen tarkastus-, korjaus- tai poistamispyynnön voi osoittaa sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo.vantaanjakeravanhyvinvointialue@vantaa.fi ja vuoden 2023 aikana kirjaamo@vakehyva.fi tai erikseen sovitun henkilökohtaisen käynnin yhteydessä. Henkilöllisyys tarkastetaan tarkastuspyynnön esittämisen yhteydessä. Oikeus tietojen tarkastamiseen varmistetaan ennen tietojen luovuttamista.
  8. Oikeus vastustaa tai rajoittaa tietojen käyttöä
    Jos tietosi eivät pidä paikkaansa, voit vaatia Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetta rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.
  9. Oikeus vaatia poistamaan tiedot
    Jos henkilötietosi on kerätty nimenomaisen suostumuksesi perusteella, sinulla on oikeus vaatia tietojesi poistamista. Voit myös aina pyytää poistamaan tarpeettomat ja virheelliset tiedot.
  10. Tietojen säilytysajat
    Henkilötietojasi säilytetään niin kauan ja siinä laajuudessa kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Rekrytointijärjestelmästä ne poistetaan, kun valintapäätös on saanut lainvoiman ja muun lainsäädännön mukaiset kanneajat (mm. laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta ja yhdenvertaisuuslaki) ovat kuluneet umpeen. Käytännössä työnhakijoita koskevat tiedot eli työpaikkahakemukset hävitetään noin kahden ja puolen vuoden kuluttua siitä hetkestä, kun valintapäätös on tehty, jos päätöstä ei ole riitautettu tai työpaikkahakemuksen tietojen säilyttämiselle ei ole muuta vastaavaa erityistä lainmukaista perustetta. Vakinaiseen virka- tai työsuhteeseen valitun henkilön hakemus ja hakijayhteenveto, joka ei sisällä yhteystietojasi, siirretään arkistointijärjestelmään. Valittujen henkilöiden hakemukset liitteineen säilytetään arkistolaitoksen antamien päätösten ja ohjeiden mukaisesti pysyvästi. Hakijayhteenvetoa säilytetään Suomen Kuntaliiton antaman säilytysaikasuosituksen mukaisesti 10 vuotta.
  11. Toimenpiteet väärinkäytöstilanteissa
    On mahdollista, että suojauksesta huolimatta tietosi voivat poikkeustapauksissa päätyä vääriin käsiin. Tässä tilanteessa hyvinvointialue ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi. Asiasta myös ilmoitetaan sinulle välittömästi tai viimeistään 72 tunnin kuluessa asian havaitsemisesta, jos tietojesi vuotaminen voi aiheuttaa haittaa oikeuksillesi. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, eikä asia vaadi sinulta välittömiä toimenpiteitä, voidaan asiasta ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella.
  12. Mahdollisuus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi
    Jos epäilet, että tietojesi käsittelyssä on rikottu sitä koskevaa lainsäädäntöä, voit saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja ja ohjeita asiasta antaa tietosuojavaltuutettu. Tietosuojavaltuutetun ajantasaiset tiedot löydät Internet-sivulta: www.tietosuoja.fi.
  13. Lisätietoa ja yhteystiedot
    Lisätietoa tietojesi käsittelystä ja säilyttämisestä voit pyytää Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietosuojavastaavalta (tietosuojavastaava@vakehyva.fi) tai rekrytoinnin tuesta (rekrytointi@vakehyva.fi).