in English

på svenska

Tietosuojaseloste

1. 1. Rekisterin nimi
   Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Laura-rekrytointi -järjestelmän rekisteri
2. 2. Rekisterinpitäjä
   Nimi: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen aluehallitus
   Osoite: PL 1000, 01300 Vantaa
   Muut yhteystiedot: Hyvinvointialueen vaihde 09419191, kirjaamo@vakehyva.fi
3. 3. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja tietosuojavastaava
   Rekisterin vastuuhenkilö: Konsernipalvelujen toimialan johtaja
   Tietosuojavastaava ja yhteystiedot: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietosuojavastaava, tietosuojavastaava@vakehyva.fi
4. 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperusta
   Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten tietojasi käsitellään, kun haet työtehtävään tai virkaan Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle.
   
   Hakemuksessa kerättyjä tietoja käytetään työnantajan lukuun tapahtuvaan työnhakijoiden rekrytointiin. Rekisterin teknisenä alustana toimii LAURA™-palvelu, jonka toimittaja LAURA Rekrytointi Oy vastaa rekisterin teknisestä toteutuksesta ja toimii täten henkilötietojen käsittelijänä. LAURA Rekrytointi Oy on suomalainen yritys ja tietojen käsittelypaikka on Suomi. Palvelun avulla Vantaan ja Keravan hyvinvointialue mm. ilmoittaa työnhakijoille avoinna olevista työpaikoista, asioi työnhakijoiden kanssa, kokoaa työnhakijan ilmoittamista tiedoista yhteenvetoja päätöksentekoa varten, valitsee uuden työntekijän ja informoi valinnasta muita hakijoita.
   
   EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisia perusteita henkilötietojen käsittelylle ovat:
   • 6 artiklan 1 kohdan c alakohta, jonka mukaan henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi,
   • 6 artiklan 1 kohdan e alakohta, jonka mukaan henkilötietojen käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
   • joissakin tapauksissa potilaan antamaan suostumukseen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta mukaisesti.
   
   Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016), tietosuojalaki (1050/2018), laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004), hallintolaki (434/2003).
   
   Lainsäädännön lisäksi Vantaan ja Keravan hyvinvointialue noudattaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sisäisiä ohjeita ja linjauksia.
5. 5. Rekisterin tietosisältö
   Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Henkilöstö- ja rekrytointipalvelut kerää rekrytoinnin yhteydessä hakijan yksilöinti-, koulutus-, kielitaito- ja työkokemustiedot, eri alojen osaamisen sekä henkilön oman esittelyn, sekä kaikkia muita tietoja, jotka henkilö itse antaa itsestään. Omassa esittelyssä kehotetaan ilmaisemaan vain työnhaun kannalta tarpeellisia tietoja eikä hakemuksessa tule ilmaista arkaluonteisia henkilötietoja (kuten terveydentilaa koskevia tietoja).
   
   Palvelussa käytettäviä analytiikkatyökaluja (Google Analytics) käytetään palvelun käyttöä koskevien tilastojen ja analytiikan laatimiseksi ja palvelun kehittämiseksi.
   
   Palvelun ja sen analytiikan toteuttamisessa käytetään evästeitä. Evästeiden käytön voi estää muuttamalla selaimen asetuksia. Evästeiden estäminen voi kuitenkin johtaa palvelun toimimattomuuteen.
6. 6. Säännönmukaiset tietolähteet
   Tiedot kerätään pääsääntöisesti hakijalta sähköisesti suoraan rekrytointipalveluun. Tietoja voidaan kerätä myös muilta osapuolilta, kuten työnhakijan ilmoittamilta suosittelijoilta. Hakijalla on oikeus antaa rekrytointiprosessissa tarvittavat tiedot myös kirjallisesti. Joissakin rekrytoinneissa saatetaan käyttää myös videohaastattelua. Videohaastattelujen toteuttamiseen käytetään RecRight-palvelua, jonka toimittaa Mobile CV Oy. Palvelujen välinen tiedonsiirto tapahtuu suojattuja yhteyksiä käyttäen.
7. 7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset sekä tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
   Rekisterin sisältämiä tietoja käsittelevät Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen palveluksessa olevat henkilöt vain siinä laajuudessa, kuin työtehtävät ja vastuut sitä edellyttävät.
   
   Henkilötietojasi käsittelevät rekrytointipalvelujen henkilöstö, rekrytoivat esihenkilöt ja viranhaltijat sekä heitä avustavat asiantuntijat. Hakijoilta kerättyihin tietoihin lisätään tietoja muun muassa kelpoisuudesta haettavana olevaan tehtävään, rekrytointiprosessin vaiheista sekä valituksi tulleesta henkilöstä ja valintapäätöksestä.
   
   Henkilötietojasi voidaan luovuttaa rajatusti muille tahoille. Tällainen tilanne voi olla kyseessä esimerkiksi luovutettaessa tietoja muille kyseiseen rekrytointiin liittyville asianosaisille, kuten henkilöarviointien laatijoille. Työpaikkahakemukset ovat lähtökohtaisesti julkisia viranomaisen asiakirjoja ja tietoja voidaan joutua luovuttamaan myös viranomaistoiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella.
   
   Erillisellä suostumuksellasi Vantaan ja Keravan hyvinvointialue voi käyttää tietojasi markkinointitarkoituksiin, kuten avoinna olevista työpaikoista ilmoittamiseen.
   
   Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan luovuttaa ensisijaisesti asiakkaan kirjallisella suostumuksella. Mikäli asiakkaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja voidaan luovuttaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa, jos tiedon luovuttamisesta on laissa erikseen nimenomaisesti säädetty.
   
   Käsittely tapahtuu Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tiedonhallintajärjestelmissä, jotka sijaitsevat EU/ETA-alueella. Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietojärjestelmien tekninen ylläpito voi ulottua EU:n tai ETA:n alueen ulkopuolelle. Huoltoyhteydet ovat erittäin rajoitettuja. 
8. 8. Tietojen säilytysajat
   Henkilötietojasi säilytetään niin kauan ja siinä laajuudessa kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista.
   
   Hakijalla on mahdollisuus poistaa itse hakemuksensa järjestelmästä ennen ilmoitetun hakuajan päättymistä.
   
   Rekrytointijärjestelmästä ne poistetaan, kun valintapäätös on saanut lainvoiman ja muun lainsäädännön mukaiset kanneajat (mm. laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta ja yhdenvertaisuuslaki) ovat kuluneet umpeen. Käytännössä työnhakijoita koskevat tiedot eli työpaikkahakemukset hävitetään noin kahden ja puolen vuoden kuluttua siitä hetkestä, kun valintapäätös on tehty, jos päätöstä ei ole riitautettu tai työpaikkahakemuksen tietojen säilyttämiselle ei ole muuta vastaavaa erityistä lainmukaista perustetta. Vakinaiseen virka- tai työsuhteeseen valitun henkilön hakemus ja hakijayhteenveto, joka ei sisällä yhteystietojasi, siirretään arkistointijärjestelmään. Valittujen henkilöiden hakemukset liitteineen säilytetään arkistolaitoksen antamien päätösten ja ohjeiden mukaisesti pysyvästi.
   
   Hakijayhteenvetoa säilytetään Suomen Kuntaliiton antaman säilytysaikasuosituksen mukaisesti 10 vuotta.
9. 9. Rekisterin suojauksen periaatteet
   A) Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa kaapissa tai muussa tilassa, johon pääsy määräytyy virkatehtävien perusteella.
   
   B) Sähköisesti talletetut tiedot:
   Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä järjestelmäkohtaisesti henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmien salasanat on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Työntekijät ovat allekirjoittaneet tietojärjestelmien käyttöä koskevan tietosuojasitoumuksen.
10. 10. Rekisteröidyn oikeudet
    Rekisteröidyllä on oikeus:
    • tarkastaa itseään koskevat tiedot
    • pyytää tietojensa oikaisemista
    • vaatia tietojensa poistamista (ei koske lakisääteisiä tehtäviä)
    • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
    • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä
    • pyytää itse toimittamiensa henkilötietojen siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle
    • oikeus peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen
    • olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
11. Rekisteröidyllä on oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja tähän rekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.
12. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot
13. Rekisterinpitäjän on omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn pyynnöstä korjattava, poistettava tai täydennettävä henkilötietojärjestelmään sisältyviä henkilötietoja, mikäli ne ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita tietojenkäsittelyn ja -keruun tarkoituksen osalta.
14. Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta.
15. Rekisteröidyn, joka haluaa tarkastaa, oikaista tai poistaa itseään koskevat tiedot edellisessä kappaleessa kuvatulla tavalla, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö ensisijaisesti sähköisen asioinnin palvelun (https://asiointi.vakehyva.fi/) kautta, jonne kirjaudutaan pankkitunnuksilla. Sähköisen asioinnin palvelussa Tietopyynnöt -kohdassa on eri tarkoituksiin sopivia tietopyyntölomakkeita.
16. Lisäksi rekisteröity voi tehdä pyynnön tarkastaa, oikaista tai poistaa itseään koskevat tiedot lomakkeella, joka ovat tulostettavissa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen verkkosivuilla (vakehyva.fi/fi/tietopyynnot) ja toimipisteillä. Pyyntö toimitetaan Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella Vantaa-infoon tai Keravan asiointipisteeseen. Varauduthan henkilöllisyytesi todentamiseen pyynnön esittämisen yhteydessä.
17. VANTAA-INFOT
    Korso
    Lumo, Urpiaisentie 14
    
    Myyrmäki
    Myyrmäkitalo, Paalutori 3
    
    Tikkurila
    Dixi, Ratatie 11, 2. krs
    
    KERAVA
    Sampolan palvelukeskus
    Infopiste 1.krs, Kultasepänkatu 7
    
    Keravan terveysasema
    Metsolantie 2 / Potilastoimisto
    
18. Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta, rekisterinpitäjän on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
19. 11. Automatisoitu päätöksenteko, mukaan lukien profilointi
    Henkilötietojen käsittelyyn ei sisälly automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.
20. 12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat
    Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko
    • periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset, tai
    • kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.
21. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus.
22. 13. Rekisteröidyn valitusoikeus (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 77 artikla)
    Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto), jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
    
    Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:
    Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki.
    Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki.
    Puh. 029 56 66700.
    Sähköposti: tietosuoja@om.fi